راهنمای شغل کارمند اداری
بهعنوان یک کارمند اداری، باید بتوانید امور مختلفی مانند انجام مکالمات تلفنی، تایپ و پر کردن فرمهای اداری را بهخوبی انجام دهید. معمولا یک روز کاری کارمند دفتری با چک کردن ایمیلها شروع میشود. کارمندان اداری میتوانند در شرکتهای خصوصی، سازمانهای دولتی، مراکز آموزشی، ادارات، مراکز درمانی و حتی کارخانهها مشغول به کار شوند. درنتیجه دست شما برای انتخاب صنعت و نوع محیط کاری کاملا باز است.
یک کارمند دفتری در طول روز معمولا با وسایل و ملزومات اداری مانند فکس، دستگاه کپی، زونکن، ماشینحساب، منگنه، پوشه و پانچ سروکار دارد. کارمندان اداری بخش زیادی از ساعات کاری در طول روز را به کار با کامپیوتر یا پاسخگویی به تماسهای تلفنی اختصاص میدهند. این تماسهای تلفنی ممکن است از طرف کارکنان سازمان یا از طرف مشتریان و سایرین باشند. بااینحال وظایف روزانه یک کارمند دفتری از یک شرکت به شرکت دیگر متفاوت است.
لینک مرتبط: مقالات راهنمای شغلی
بهعنوان مثال در شرح شغل کارمند اداری در یک شرکت ساختمانی، انجام اموری مانند ایجاد فهرستی از سفارشات مشتریان و آمادهسازی طرحهای پیشنهادی به چشم میخورد؛ اما یک کارشناس اداری در یک سازمان حسابرسی، بیشتر روی تنظیم قرار ملاقات با مشتریان شرکت تمرکز میکند. کارمندان با بررسی ایمیلها، تقویم و حجم کاری انجام شده، کارهایی را که باید در طول یک روز انجام دهند، اولویتبندی میکنند.
یک کارشناس امور اداری ممکن است برای پیگیری برخی از امور شرکت یا سازمان، با سایر کارمندان و کارکنان، جلسات کاری یا ملاقات حضوری داشته باشد. مدیریت پایگاههای داده شرکت و بررسی اسناد اداری بهمنظور اطمینان یافتن از صحت و دقت آنها، از دیگر وظایف یک کارمند دفتری است.
برخی از کارمندان باید گزارشهای کاری خود را به مدیر اداری یا سرپرست قسمت خود ارائه کنند. این گزارشهای کاری میتوانند به شکل روزانه، هفتگی یا ماهانه باشند. در انتهای ساعات کاری، معمولا کارمندان با بررسی مجدد ایمیلها، درخواستها و نامههای موجود، برای انجام کارهای خود در روز کاری بعد برنامهریزی میکنند.
لینک مرتبط: آگهی های استخدام کارمند اداری
وظایف و مسئولیتهای کارمند اداری
- بررسی ایمیلها بهصورت منظم و رسیدگی به آنها
- تنظیم قرارهای ملاقات
- پذیرش مشتریان و رسیدگی به امور ارباب رجوع
- ارائه اطلاعات به سایر کارکنان، مشتریان و ارباب رجوع با هماهنگی مدیریت
- تایپ، ویرایش و قالببندی نامههای اداری
- تکمیل فرمهای اداری
- تهیه کپی از مستندات اداری
- بهروزرسانی، اسکن و ذخیرهسازی فیزیکی و الکترونیکی اسناد اداری
- تشکیل پرونده و بایگانی
- جمعآوری اطلاعات موردنیاز شرکت و ذخیرهسازی آنها
- بررسی موجودی وسایل اداری و ارائه گزارش نیازمندی در صورت نیاز
تغییر مسیر شغلی به کارمند اداری
افرادی که قصد تغییر شغل دارند، اگر پیشتر مشغول کار کردن در یکی از حوزههای زیر باشند، میتوانند فرآیند تغییر شغل را راحتتر از دیگران پشت سر بگذارند.
- منشی
- مسئول دفتر
- پذیرشگر
- نماینده خدمات مشتریان
- کارشناس ورود اطلاعات
چگونه کارمند اداری شویم؟
1- برای اینکه در شغل کارمند اداری مشغول به کار شوید، باید حداقل مدرک تحصیلی دیپلم داشته باشید. در صورت داشتن تحصیلات دانشگاهی مانند مدرک کارشناسی در رشتههای مدیریت بازرگانی، علوم اجتماعی، حسابداری، علوم کامپیوتر، ریاضی، کتابداری و روانشناسی، شانس بیشتری برای کاریابی در این حوزه خواهید داشت.
2- گذراندن دورههای مرتبط با کامپیوتر همچون دورههای آشنایی با برنامههای Word و Excel در آموزشگاههای معتبر، تأثیر مثبتی بر نظر کارفرمایان دارد. همچنین بهتر است توانایی تایپ خود را تقویت کنید.
3- در گام بعدی باید تجربه کاری به دست بیاورید. شما میتوانید در یک شرکت یا موسسه بهعنوان یک کارمند اداری بدون سابقه کار مشغول به کار شوید. معمولا در طول یک ماه کاری میتوانید با فرآیندهای اداری، نحوه استفاده از وسایل اداری و حوزه کاری شرکت موردنظر آشنا شوید.